Strategifase 1: formål og design

Hvis der er noget der kan få ledere til at halvsove, tjekke mails,  dagdrømme, kikke opgivende op i loftet eller bare tjekke helt ud, så er det møder eller processer som ikke ledes professionelt.

Forestil dig at du er inviteret til en heldags-strategi workshop sammen med resten af din ledergruppe. Programmet for dagen er rodet, og mangler en klar rød tråd. Lokalet er lille og beskidt, med lunken kaffe og ingen ilt. Det er de samme personer der taler hele tiden, og der er ingen som tager ejerskab eller styring over programmet for dagen, og det forventede fremskridt. Faktisk er du flere gange i tvivl om der overhovedet er en plan, og om det egentlig giver mening at fortsætte. 

Da dagen |endelig| er slut, er både du og dine leder kollegaer helt flade og tømt for energi. Du har svært ved at huske noget fra mødet, og der er absolut ikke truffet nogle egentlige beslutninger eller udarbejdet et konkret output. Det føles faktisk som en helt spildt dag.

Dårlige workshops er dårlig forretning

En heldags workshop med en 6 personers ledergruppe koster omkring 18.000 kr., og det er bare lønudgifter. Dertil kommer også facility costs (vedligehold af mødefaciliteter og andre mødeomkostninger) og Opportunity costs (den værdi lederen kunne have skabt i den samme tid). Ja, og så må vi ikke glemme, lederens motivation og energi, som har en væsentlig betydning for lederens evne til at levere værdi. 

Professionel facilitering gør forskellen

Som facilitator har man ansvaret for at sætte retningen for processen og vise vejen for deltagerne. I facilitator rollen ligger også evnen til at være fleksibel og ride på de bølger, der opstår i processen. Det skal gøres med styrke, entusiasme og gejst, der smitter deltagerne, og giver dem lyst til at være med. En succesfuld facilitator formår at gribe professionelt ind i processen når behovet opstår. Der er måske brug for en time-out i diskussionerne, en anderledes vinkel eller involvering af nye kompetencer. 

Her er facilitatorens 5 kerneopgaver;

Holde fokus.
Samarbejdsprocesser er uforudsigelige, og når mennesker undersøger, diskuterer og skaber sammen, så er det helt naturligt at processen ikke altid følger en lige vej. Derfor er det vigtigt, at facilitatoren undervejs i processen holder fokus på målet, håndterer afveje, og leder diskussioner i retninger som skaber værdi. 

Skabe et godt samarbejdsmiljø
For at samarbejde effektivt skal mennesker føle sig trygge og godt tilpas. Deltagerne på møder og workshops skal opleve, at de trygt kan deltage uden at blive bedømt, undermineret eller angrebet. Det er facilitatorens fornemmeste opgave, at skabe et åbent og imødekommende miljø, med konstruktiv feedback, åbenhed, ærlighed og opmuntring til involvering fra alle deltagere. 

Sikre involvering
En samarbejdsproces er kun vellykket, hvis deltagerne oplever at være en del af processen på en meningsfuld måde. Facilitatoren har altså ansvaret for at inkludere alle deltagere i dialogen, på en måde hvor hver enkelt oplever at være en succes. Der skal skabes en fornuftig balance, hvor det ikke kun er én eller to personer der taler, men en dialog med plads til både den stille og knap så stille.  

Fremme god energi
Det er facilitatorens rolle at skabe rum for god energi igennem hele mødet eller workshoppen. Facilitatoren kan bruge rummet aktivt, skifte lokation eller lave fysiske øvelser undervejs. At være aktiv skaber energi til udvikling og kreativitet.

Sikre ejerskab og engagement
Det er ikke nok “bare at være med”. Hver eneste deltager skal føles ejerskab og engagement, og det er facilitatorens ansvar at opmuntre deltagerne til at tage ansvar, forpligte sig og handle. Nogen gør det helt af sig selv, mens andre har brug for et kærligt skub.